收到中国工厂发错的货:先做什么(以及别做什么)

第一步:动手之前先取证

把货到时的原样拍下来。先拍未开封的外箱和唛头,再拍装箱单,然后逐箱开箱拍内容物。所有包装都留着。把你实际收到的数量,对照装箱单和采购订单的行项目清点一遍。这份在任何东西被搬动或使用之前留下的记录,是整个索赔的立足点。

先判断这属于哪一种“错”

发错型号、发错款式、数量不对和外箱贴错标,是四个不同的问题。完全另一个产品,通常指向包装或发货环节的差错;产品对但颜色、尺寸或饰面不对,则指向生产照着错误的规格在做。把货和你的确认样品、以及下单前就定好的那些文件对一遍 — 诊断结论会改变由谁来解决、以及解决得多快。

把索赔写成书面,证据一并附上

当天就给工厂发邮件,并引用你的 PO 行号。把照片附上,直白说明订的是什么、到的是什么。请工厂在自己这边追查这个错误 — 包装出错的话,在仓库记录里很快就能查出来。如果货本身是有瑕疵,而不只是发错了,那这场对话就要改走质量纠纷的路径。

要避免的事:把货退回去

在书面约定谁付钱、下一步怎么走之前,不要把货退回中国。回程运费加上重新进口中国的清关,常常比货本身还贵,所以多数发错货的案子最终是靠下一批补发、开一张贷记单,或者在本地处理掉错发的库存来了结的。一句口头的“你先寄回来,我们再说”不算约定。

搞清楚你的筹码在哪

没付的尾款是你最强的位置;要用得冷静。在标准的 30/70 安排下,在尾款动之前先把补救方案谈成书面的。如果款已经全部付清,你的筹码就是那份证据档案和下一单 — 给工厂的方案设一个书面的截止日期,而不是一句没有期限的承诺。

预防:趁货还在中国就发现问题

出货前验货在装柜之前检的是实际货物和外箱唛头,而这正是发错货代价最小的修正时点 — 见出货前验货怎么做。把标签和唛头要求写进采购订单本身,就给了验货员和工厂的包装工一个毫不含糊的参照。